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Comment équilibrer vie professionnelle et vie privée quand on travaille pour une organisation mondiale

Nana Darkoa Sekyiamah

6 conseils pour travailler à distance dans l’économie actuelle

Depuis près de cinq ans, je travaille essentiellement de manière virtuelle, en contact avec mes collègues de l'AWID dans 16 pays différents utilisant plusieurs plateformes numériques, dont notamment Skype, Slack et Zoom. Je ne peux pas m’imaginer retourner travailler pour une organisation où mon lieu de travail serait un bureau fixe traditionnel (qui impliquerait de m'habiller en fonction de la politique de ce bureau en la matière et de devoir me déplacer quotidiennement pour m’y rendre). Tout d’abord, j’aurais pu passer ce temps de parcours à travailler ! Ensuite, travailler à domicile c’est mieux pour l’environnement.

Nana Darkoa Sekyiamah au travail

L’AWID est une organisation décentralisée. En d’autres termes, cela signifie que la grande majorité de l’équipe peut travailler de là où elle se trouve. Cela permet à l’organisation d’être véritablement mondiale et d’embaucher les personnes les plus compétentes, où qu’elles se trouvent. En vertu de notre plan stratégique actuel, nous avons décidé de recruter encore plus de personnes basées dans le Sud et issues de groupes sous-représentés. Concrètement, cela signifie que l’essentiel de notre travail quotidien est virtuel et que nous nous déplaçons occasionnellement pour rencontrer nos partenaires. En tant qu’équipe, nous prévoyons également de nous réunir au moins une fois par an, profitant de ce temps de qualité en tête à tête pour réfléchir et planifier notre travail tou.te.s ensemble.

Quand j'ai rejoint l’AWID, j'ai vite compris que je devais établir une routine pour que ce travail puisse me convenir. Après des années d'expérimentation constante de nouvelles méthodes de travail et de mises au point, je vous présente mes 6 conseils pour s’épanouir dans ce type d’emploi.


1. Etablir une routine

Je dirige actuellement l'équipe Information, Communication et Médias de l'AWID. Les membres de cette équipe travaillent depuis l’Argentine, le Canada, le Costa Rica, le Ghana (c’est moi !) et la Suède. Travailler avec une équipe disséminée aux quatre coins du monde exige une certaine maîtrise de l’art de jongler : D'une part, il est important de savoir faire preuve de souplesse et, par exemple, vous mettre en contact avec des collègues à des heures qui ne vous conviennent pas forcément. D'autre part, pour pouvoir établir une routine de travail régulière, il faut résister à la tentation de rester connectée en permanence. Ces dernières années, j'ai expérimenté différentes méthodes de travail et je pense que je suis parvenue à établir une routine qui m'aide à être à la fois productive sur mon lieu de travail, tout en restant centrée sur mon bien-être et ma joie de vivre. Au fil des années, j’ai appris, entre autres choses, qu’une séance matinale régulière d’exercices physiques me permettait de passer une bonne journée au bureau. Ceci est particulièrement important étant donné que mon travail est très sédentaire.

La plupart des jours de la semaine, je commence ma journée par une promenade de 10 minutes jusqu'à une salle de gym, où j’ai la possibilité de suivre différents cours. Personnellement, j’aime les séances plus ludiques et j’adore les cours de danse ainsi que les séances d’entraînement en groupe, comme le spinning (vélo en salle). Je me sens plus motivée quand je travaille avec d'autres personnes et, étant donné que je passe la majeure partie de ma journée à la maison, cela me procure un moment d’interaction sociale vraiment nécessaire. Cela dit, il n'est clairement pas nécessaire d'être membre d'une salle de gym pour commencer la journée en mouvement. S'entraîner à la maison est plus adéquat pour certain.e.s. Il est tout à fait possible de danser ou faire de légers étirements, tout en restant assis.e sur sa chaise. Ou même de commencer la journée en prenant le temps de s’étirer doucement, tout en restant au lit. D’autres formes d’exercice peuvent également être utiles, comme le nettoyage de la maison, par exemple. Si on a la chance d’avoir quelques plantes voire même un jardin, prendre le temps d’en prendre soin le matin peut faire partie de la routine quotidienne.

2. S'aménager un espace dédié au travail

J'ai beaucoup de chance d'avoir pu attribuer la fonction de bureau à une pièce de ma maison. Et donc, une fois de retour à la maison, je me douche, je prend une tasse d’eau chaude et de citron et me dirige vers mon bureau. C’est un réel privilège, et je reconnais que tout le monde ne peut pas se permettre d’avoir un espace dédié à son bureau chez soi, mais si c’est possible, je recommande d’aménager un tel espace. Un bureau à la maison peut être un coin du salon ou de la véranda, s’il y en a une, ou même de la cuisine. Pour aménager un espace commun de la maison, il peut être utile d’y disposer quelque chose de symbolique qui le signale comme espace de travail et qui disparaît lorsque cet espace redevient un espace partagé. Cela pourrait par exemple être une plante en pot, placée sur une table pour signaler que l’espace est ouvert à la maisonnée.

Un bureau à la maison peut être un coin du salon ou de la véranda, s’il y en a une, ou même de la cuisine.

Pour moi, cette distinction entre l’espace où je travaille et celui où je vis a été essentiel pour parvenir à un équilibre entre mon travail et ma vie personnelle. Lorsqu’une organisation permet à son équipe de travailler à distance, elle devrait vraiment faciliter une mise en place adéquate. Permettez-moi de me vanter un peu de la manière dont l'AWID appuie les membres de l’équipe qui travaillent à domicile : ces personnes peuvent recevoir un soutien pour équiper leur bureau à la maison, notamment par l’achat d’un ordinateur portable, d’un bureau et d’une chaise adéquate. Cela semble très basique, mais pour moi, il est essentiel que cette dépense soit prise en charge par l'organisation pour laquelle je travaille. Ma facture Internet est également remboursée par mon employeur. Par ailleurs, c’est mon choix de travailler depuis mon domicile : pour les personnes qui le souhaiteraient, l’AWID prend en charge le coût de la location d’un bureau dans un espace de travail partagé.

3. Organiser son planning

Bon, j'avoue être un peu obsédée par la planification, mais je pense que c'est vraiment un élément clé de ce qui m'aide à me sentir efficace sur mon lieu de travail. Je suis fan de la rédaction quotidienne de listes de choses à faire (ainsi que d’utiliser l’appli Asana pour rester au courant des projets professionnels en cours). Je numérote mes tâches en fonction de leur priorité et j'éprouve un réel sentiment de satisfaction lorsque qu’elles sont accomplies et que je peux les rayer de ma liste. Actuellement, j'essaie vraiment de réaliser au minimum ma première priorité du jour avant de consulter mes courriels professionnels et nos échanges via les plateformes de messagerie en ligne. C’est vraiment difficile pour moi de ne pas avoir une réaction pavlovienne lorsque je reçois des notifications dans ma boîte de réception, mais je m’efforce de mieux me concentrer sur mes tâches importantes.

J'essaie vraiment de réaliser au minimum ma première priorité du jour avant de consulter mes courriels professionnels et nos échanges via les plateformes de messagerie en ligne. 

Le bon vieux calendrier est un autre excellent outil de planification. Je suis légèrement obsédée par la planification de toutes mes réunions clés bien à l’avance. Une des choses que je cherche à améliorer, c'est de veiller à ne pas avoir plus de 3 réunions par jour et, dans la mesure du possible, de prévoir au moins une demi-heure entre les réunions. Passer un appel pour parler à un-e collègue afin de faire avancer un projet peut s’avérer être beaucoup plus efficace que des heures d’échanges par voie de courrier électronique. De plus, des réunions en ligne régulières (avec vidéo si vous vous sentez présentable) peuvent être utiles afin d’assurer des moments d’interaction sociale directes, en particulier si on travaille essentiellement à distance.

4. Tisser des liens avec ses collègues

Même dans une organisation virtuelle, il peut être important de tisser des liens avec ses collègues. Non, on reprend : Particulièrement dans une organisation virtuelle, il est important de tisser des liens avec ses collègues. Périodiquement, je programme des téléconférences avec certaines de mes collègues de travail simplement pour échanger, sans but ou agenda précis. C'est le genre de chose qui se serait produite naturellement si nous travaillions sur un même lieu de travail, alors qu’ici il faut le programmer pour que cela se produise. Un des aspects les plus chouettes du fait de travailler avec des personnes basées partout dans le monde, c’est que lorsque vous devez voyagez là où elles vivent et travaillent, il est très facile de leur envoyer un message du style : « Coucou, j’assiste à une réunion près de chez toi ces prochains jours. Es-tu disponible pour prendre un verre ensemble et papoter ? »

5. Séquencer sa journée

Nous savons tou-te-s que nous devrions bouger plus en général, mais j'ai été choquée de lire récemment que faire de l’exercice le matin n'était pas suffisant et que je devais bouger davantage tout au long de la journée. Dans une certaine mesure, c’est ce que j'essaye déjà de faire : mon bureau est muni d’un dispositif qui permet de le rehausser de façon à pouvoir travailler debout. Ainsi, lors de certaines réunions, je me tiens debout pendant toute la durée de l'appel. D'autres fois, je branche le haut-parleur et me promène dans la maison tout en participant aux réunions.

Participant-e-s à la formation média de AWID et MamaCash, 2017

Quand j'ai besoin d'une pause, j’ai mes petits rituels : Parfois, j'allume de l'encens et médite. Je suis une grande fan d’Insight Timer, une application gratuite disponible pour les smartphones. Plus récemment, j'ai aussi découvert Affirmation Pod, que je trouve utile lorsque j'ai besoin d'un coup de pouce supplémentaire pour me motiver ou pour faire baisser le soin de mon dialogue intérieur lorsqu’il est négatif.

6. Avoir une vie sociale

Travailler à domicile n’est pas pour tout le monde. Pour certaines personnes, cela peut être une expérience pavée de solitude. Je pense qu’il est vraiment important de vous demander si vous êtes quelqu'un qui est plus motivé-e au travail quand vous êtes entourée d’autres personnes qui travaillent en même temps que vous. Dans ce cas, travailler dans un café ou dans un bureau partagé, peut s’avérer très utile.

Demandez-vous si vous êtes quelqu'un qui est plus motivé-e au travail quand vous êtes entourée d’autres personnes.

Ce que je trouve également très utile est de programmer l’un ou l’autre événement social dans mon calendrier. Dans mon cas, il s’agit généralement de rendre visite à ma famille le dimanche ou de planifier un moment d’écriture avec un-e de mes ami-e-s écrivain-e-s. Certaines semaines, je parviens à combiner les deux. Je trouve également qu’avoir un projet prévu après le travail est un bon moyen de s’assurer que vous quittez votre bureau à temps. D’ailleurs, ces rendez-vous peuvent même être des rendez-vous avec vous-même : vous pouvez planifier du temps pour lire un bon livre, regarder le film que vous avez envie de voir ou simplement sortir de votre maison pour prendre quelques profondes respirations.

D'après mon expérience personnelle, la meilleure chose à propos du télétravail est de disposer concrètement de plus de temps pour travailler pendant les heures qui y sont dédiées, tout en bénéficiant du confort matériel de la maison : Et bonjour thé et petits biscuits dans la cuisine !

Category
Analyses
Region
Global
Source
AWID